Payments, Prozesse, Prognosen: Das Finanzmanagement im Fitnessstudio – ein intelligentes Ökosystem
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Bar ohne Namen
Entschlossen verweigert sich Savage, der Bar einen Namen zu geben. Stattdessen sind drei klassische Design-Symbole das Logo der Trinkstätte in Dalston: ein gelbes Quadrat, ein rotes Viereck, ein blauer Kreis. Am meisten wurmt den sympathischen Franzosen dabei, dass es kein Gelbes-Dreieck-Emoji gibt. Das erschwert auf komische Weise die Kommunikation. Der Instagram Account lautet: a_bar_with_shapes-for_a_name und anderenorts tauchen die Begriffe ‘Savage Bar’ oder eben ‚Bauhaus Bar‘ auf.
Für den BCB bringt Savage nun sein Barkonzept mit und mixt für uns mit Unterstützung von Russian Standard Vodka an der perfekten Bar dazu.
Digitale Payment-Systeme, Rücklastschriften, Embedded Finance, KI-gestützte Auswertungen oder Revenue-based Financing: „Das Finanzmanagement moderner Fitnessstudios hat mit der klassischen Mitgliederverwaltung von früher nur noch wenig gemeinsam“, so Nico Richter, Group Product Manager Payments, eines der führenden Software-Unternehmen der europäischen Fitnessbranche.
Im Doppel-Interview gaben Stephan Schulan, Geschäftsführer, und Holger Kunzmann, Finanzvorstand bei all inclusive Fitness – einer der größten Fitnessketten Deutschlands – der FIBO-Redaktion für diesen Artikel Einblicke in ihr Finanz-KnowHow.
Welche Systeme sind sinnvoll und nötig? Welche Aufgaben sollten besser im Studio bleiben – und welche können spezialisierte Dienstleister übernehmen?
Fragen, die sich Top-Manager wie Stephan Schulan und Holger Kunzmann ebenso stellen wie Nico Richter von Sport Alliance. „Digitalisierung ist im operativen Bereich kein Nice-to-have mehr; sie ist eine Grundvoraussetzung für effizientes Wachstum. Automatisierung reduziert Fehler, spart Zeit und erhöht die Zahlungsquote spürbar,“ erklärt Holger Kunzmann. Sein Unternehmen wächst seit einiger Zeit stark und schnell – vor allem durch Zukäufe. Es gibt kaum einen Studio-Typ, den er und CEO Stephan Schulan in den zurückliegenden Monaten nicht auch von innen kennengelernt haben. Und überall spielt die Qualität des Finanzmanagements eine große Rolle.
Warum verändert sich das Finanzmanagement gerade so rasant?
Im Finanzmanagement fällt der derzeitige Wandel durch die Digitalisierung besonders tiefgreifend aus. Wo früher vor allem Mitgliedsbeiträge eingezogen, Rechnungen bezahlt und Monatsabschlüsse erstellt wurden, gibt es heute oft eng vernetzte digitale Finanz-Ökosysteme.
Neben klassischen Mitgliedsbeiträgen müssen inzwischen Zusatzverkäufe, unterschiedliche digitale Zahlungsarten, Aggregatoren-Kunden, automatisierte Mahnprozesse, Rücklastschriften, Factoring, Liquiditätssteuerung sowie neue Finanzierungsformen digital koordiniert werden. Gleichzeitig erwarten Mitglieder dieselbe Geschwindigkeit und denselben Komfort, die sie aus dem Online-Handel oder von Streaming-Diensten kennen*.
Parallel dazu verändert sich auch die Welt der Finanzdienstleister. Begriffe wie Embedded Finance, FinTech, Open Banking oder Revenue-based Financing stehen für Entwicklungen, die noch vor wenigen Jahren fast ausschließlich Banken oder großen Technologieunternehmen vorbehalten waren. „Heute halten spezialisierte Services wie diese zunehmend auch Einzug in Fitnessunternehmen jeder Größe“, verdeutlicht Nico Richter.
Welche Rolle spielt Technologie inzwischen für den Unternehmenserfolg?
Neben der Komplexität wachsender Strukturen – vor allem durch zunehmende Online-Payments und die Stärkung des Verbraucherschutzes – gibt es auch Probleme mit Rücklastschriften (Chargebacks)*. Im Dienstleistungsbereich sogar noch stärker als im Handel.
Diese Entwicklung betrifft große Fitnessketten ebenso wie kleine und mittlere Unternehmensstrukturen. Stephan Schulan: „Grundsätzlich sind die Kernthemen dieselben. Nur die Schwerpunkte verschieben sich je nach Unternehmensgröße. Ein Einzelstudio muss sich häufig intensiver mit der Liquiditätsplanung beschäftigen als eine große Kette. (..) Gleichzeitig macht die Digitalisierung professionelle Prozesse heute auch für kleinere Betreiber zugänglich und bezahlbar. Nicht jede Lösung muss selbst entwickelt werden – oft reicht gute Standardsoftware völlig aus.“
Operative Technologien stellen zunehmend die Informationsgrundlagen für viele unternehmerische Entscheidungen zur Verfügung. Moderne Finanzplattformen verbinden Zahlungsverkehr, Mitgliederverwaltung, Buchhaltung und Controlling nahezu in Echtzeit. Dadurch entstehen Transparenz, schnellere Entscheidungswege und neue Möglichkeiten zur Steuerung von Liquidität, Wachstum und Profitabilität.
Make or buy?! Welche Finanzaufgaben gehören heute noch ins eigene Unternehmen?
Die Digitalisierung stellt Fitnessunternehmen nicht nur neue Werkzeuge zur Verfügung – sie eröffnet auch völlig neue Möglichkeiten der Arbeitsteilung. Viele Aufgaben, die früher zwangsläufig intern erledigt werden mussten, lassen sich mittlerweile an spezialisierte Dienstleister auslagern. Gleichzeitig entstehen immer leistungsfähigere Softwarelösungen „von der Stange“, die auch kleineren Betrieben professionelle Finanzprozesse in-house ermöglichen.
Holger Kunzmann auf die klassische Unternehmer-Gretchen-Frage nach „Make or buy?“: „Eine pauschale Antwort gibt es hier nicht. Ab einer gewissen Unternehmensgröße lohnt es sich, eigene Prozesse im Forderungsmanagement aufzubauen. Externe Spezialisten bieten jedoch klare Vorteile: weniger Verwaltungsaufwand, professionelles Mahnwesen und je nach Ausgestaltung eine schnellere Liquidität. Im Gegenzug wollen Inkassoanbieter natürlich auch verdienen. Mischformen sind dabei durchaus denkbar und in der Praxis oft sinnvoll.“
Für Stephan Schulan beginnt diese Entscheidung nicht bei der Software, sondern bei der eigenen Unternehmensstrategie: „Unternehmer müssen keine Buchhalter sein, aber sie müssen Zahlen verstehen. Liquidität, Rentabilität und Cashflow sind Themen, die man nicht delegieren und vergessen kann. Sie entscheiden täglich über den Erfolg oder den Misserfolg eines Unternehmens. Finanzmanagement ist Führungsaufgabe.“
Kunzmann ergänzt: „Ich sehe häufig, dass Unternehmen zuerst in neue Software investieren und erst danach über ihre Prozesse nachdenken. Technologie kann nur dann ihr Potenzial entfalten, wenn die zugrunde liegenden Abläufe sauber definiert sind. Digitalisierung sollte immer einen konkreten Mehrwert schaffen und kein Selbstzweck sein.“
Welche Rolle spielt KI bei der nächsten Entwicklungsstufe?
Während sich viele Fitnessunternehmen derzeit noch mit der Digitalisierung ihrer Finanzprozesse beschäftigen, zeichnet sich bereits die nächste Entwicklungsstufe ab. „Künstliche Intelligenz beginnt zunehmend, Daten nicht nur schneller auszuwerten, sondern auch Managemententscheidungen aktiv zu unterstützen. Liquiditätsentwicklungen lassen sich früher erkennen, Zahlungsströme präziser prognostizieren und betriebswirtschaftliche Kennzahlen automatisiert analysieren“, so Nico Richter von Sport Alliance.
Stephan Schulan steht zwar klar hinter modernen Entwicklungen, warnt jedoch davor, sich allein auf neue Technologien zu verlassen: „Aus unserer Sicht hält die KI aktuell noch nicht immer das, was sie verspricht. Die Potenziale sind jedoch enorm und werden die Branche in den kommenden Jahren spürbar verändern.“
Gerade diese Aussage verdeutlicht einen entscheidenden Unterschied zwischen Digitalisierung und Automatisierung. Moderne Technologien können Prozesse erheblich vereinfachen – die Verantwortung für unternehmerische Entscheidungen nehmen sie dem Management jedoch nicht ab. Wer seine wichtigsten Kennzahlen nicht versteht, wird die beste Software kaum sinnvoll einsetzen können. Holger Kunzmanns Fazit fällt pragmatisch aus: „Entscheidend ist immer die Gesamtbetrachtung aus Kosten, Liquidität und Servicequalität. Nicht jede Aufgabe muss zwingend im eigenen Unternehmen erledigt werden.“ Diese Herangehensweise passt zur Vielschichtigkeit der aktuellen Entwicklungen: „Die Zukunft gehört nicht einzelnen Softwarelösungen, sondern intelligent vernetzten Systemen, in denen Zahlungsverkehr, Mitgliederverwaltung, Controlling und Unternehmenssteuerung nahtlos zusammenarbeiten,“ so Nico Richter.
Fazit: Technologie verändert die Spielregeln – Führung entscheidet über den Erfolg
Das Finanzmanagement von Fitnessunternehmen entwickelt sich derzeit schneller als je zuvor. Neue Payment-Lösungen, KI, Embedded Finance, automatisierte Controlling-Systeme und spezialisierte Finanzdienstleister eröffnen Chancen, die vor wenigen Jahren noch den großen Konzernen vorbehalten waren. Gleichzeitig steigen jedoch die Anforderungen an Unternehmer und Management.
Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht mehr, ob Fitnessunternehmen ihre Finanzprozesse digitalisieren sollten. Sie lautet vielmehr, wie sie Technologie, externe Expertise und eigenes Know-how so miteinander verbinden, dass daraus nachhaltiger wirtschaftlicher Erfolg entsteht.
Oder, anders formuliert: Moderne Software kann heute nahezu jede Zahl berechnen – welche Schlüsse daraus gezogen werden, bleibt auch in Zukunft eine Aufgabe guter Unternehmer und ihrer Management-Teams.
Weitere spannende Informationen zu diesem Thema sowie zu „Unternehmenswachstum und M&A“ finden Sie im vollständigen Interview mit Stephan Schulan und Holger Kunzmann von all inclusive Fitness.
Quellen und weiterführende Links:
Sport Alliance (https://www.sportalliance.com/de/)
Globalpayments (https://www.globalpayments.at/de-at/blog/2025/09/15/chargeback-verfahren-erklaert)
