Interview: Liquidität & Wachstum im Fitnessstudio steuern

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FIBO im Interview mit Stephan Schulan – Gründer, Gesellschafter und CEO von all inclusive Fitness und Holger Kunzmann – Vice President Finance bei all inclusive Fitness .  

Längst geht es in Fitnessstudios beim Thema Finanz-Management nicht mehr nur um´s Abo-Schreiben. Zum Tagesgeschäft gehören auch Themenfelder wie Charge Back, Inkasso und Factoring, Zusatzverkäufe, die Integration von Aggregatoren-Kunden, Liquidität, Wachstum (und dessen Finanzierung) oder Geld-Anlage. Hinzu kommen die neuen Strukturen der Welt der Finanzdienstleister mit Schlagworten wie Embedded Finance, FinTech, Revenue-based Financing und andere neue B2B-Finanzierungsmodelle.

Ihr befindet Euch als Chefs der durch Zukäufe schnell wachsenden BestFitGroup mitten im Zentrum des Finanz-Geschehens – ob operativ oder in strategischer Hinsicht. Andererseits betreibst Du, Stephan, auch selbst ein eigenes, kleines Studio und modernisierst es gerade. Und natürlich habt Ihr beide täglich im Rahmen Eurer M&A-Aktivitäten mit Studio-Strukturen zu tun, die kleiner sind als zum Beispiel all inclusive Fitness. 

1. FIBO: Sind die Themen rund ums Finanz-Management überall ähnlich – oder brauchen sich die Betreiber kleinerer Fitness-Unternehmen weniger um die aktuellen Entwicklungen zu kümmern als große Fitnessketten?      

(Stephan Schulan) Grundsätzlich ja – die Kernthemen sind dieselben, aber die Schwerpunkte verschieben sich je nach Unternehmensgröße. Ein Einzelstudio muss sich oft sogar intensiver mit Liquiditätsplanung beschäftigen als eine große Kette: Wann kommt welche Steuerzahlung? Wann ist der richtige Zeitpunkt für Investitionen? Solche Fragen können für ein kleines Unternehmen existenziell sein. Gleichzeitig macht die Digitalisierung professionelle Prozesse heute auch für kleinere Betreiber zugänglich und bezahlbar. Nicht jede Lösung muss selbst entwickelt werden – oft reicht gute Standardsoftware völlig aus.     

2. FIBO: Welche Rolle spielt in der Fitnessbranche im operativen Bereich die Digitalisierung von Zahlungs- und Finanzsystemen? Kannst Du konkrete Beispiele nennen?         

(Holger Kunzmann) Digitalisierung ist im operativen Bereich kein Nice-to-have mehr, sie ist Grundvoraussetzung für effizientes Wachstum. Automatisierung reduziert Fehler, spart Zeit und erhöht die Zahlungsquote spürbar. Konkret heißt das: automatische Bankverbuchung, funktionierende Schnittstellen zwischen Mitgliedersoftware, Buchhaltung und Controlling sowie Echtzeit-Reporting statt Monatsabschluss mit Zeitverzug. Auch für unsere Mitglieder schafft das Mehrwert, da unterschiedliche digitale Zahlungsmöglichkeiten den Komfort und die Zufriedenheit erhöhen. Für uns als wachsende Unternehmensgruppe ist es entscheidend, dass Informationen schnell und zuverlässig verfügbar sind. Wir arbeiten deshalb mit Lösungen wie Business Central inklusive Copilot, Lucanet und Coupa, um Prozesse zu automatisieren und jederzeit vollständige Transparenz über unsere Finanzdaten zu haben – damit wir fundierte Entscheidungen treffen und gleichzeitig den manuellen Aufwand deutlich reduzieren können.     

3. FIBO: Für alle, die nicht an Euch oder andere, schnell wachsende Mega-Player verkaufen, sondern selbst Gas geben und größerwerden wollen: Wie ist Wachstum als Einzelstudio oder als Kette heute möglich, wenn man nicht selbst bereits Multimillionär ist?        

(Stephan Schulan) Wachstum muss vor allem eines sein: profitabel. Deshalb beginnt es nicht mit der Finanzierung, sondern mit einer belastbaren Planung. Bevor wir eine Akquisition umsetzen, muss klar sein, wie sie finanziert wird und wie sich die Liquidität in den kommenden Jahren entwickelt. Erst wenn diese Grundlage steht, beginnt die eigentliche Integration und die bringt jedes Mal ihre eigenen Herausforderungen mit sich. Auch nach vielen Transaktionen erleben wir immer wieder neue Fragestellungen. Genau deshalb sind standardisierte, skalierbare Prozesse und ein erfahrenes Team so wichtig und sollten bereits früh aufgebaut werden, lange bevor man an Wachstum denkt.

Was die Finanzierung betrifft, empfiehlt es sich, verschiedene Finanzierungsformen zu prüfen und gezielt zu kombinieren, etwa Bankdarlehen, Private Equity, Sale-and-Lease-Back oder Vendor Loans. Die Grundvoraussetzung dafür bleibt jedoch dieselbe: Solide Zahlen schaffen Vertrauen bei Banken und Investoren und sind die Basis für jede erfolgreiche Wachstumsfinanzierung     

4. FIBO: Wie verändert sich derzeit die Bedeutung von Zusatzgeschäft – und wie dessen Entwicklung bzw. Integration in den klassischen Studiobetrieb? Auch in Hinsicht auf die steigende Bedeutung von Aggregatoren-Kunden, die ja nicht die technische Anbindung (z.B. Chips) an das Studio haben wie die eigenen Mitglieder.   

(Stephan Schulan) Aggregatoren gewinnen zunehmend an Bedeutung, besonders in Ballungsgebieten sind sie nicht zu vernachlässigen. Gleichzeitig steigt damit der Wettbewerbsdruck: Kunden, die über Aggregatoren ins Studio kommen, haben hohe Erwartungen an die Qualität. Werden diese nicht erfüllt, ist der nächste Check-in schnell in einem anderen Studio. Man bekommt also noch früher den Spiegel vorgehalten, ob die eigene Leistung überzeugt oder eben nicht.

Aggregatoren bringen Reichweite, machen die Planung jedoch schwieriger. Umso wichtiger ist eine vollständige Integration in Reporting und Controlling, um Trends frühzeitig zu erkennen und gegensteuern zu können. 

5. FIBO: Die Gretchenfrage im Alltag eines jeden Unternehmers “Make or buy?” wird häufig und schon länger auch in Hinsicht auf das Forderungsmanagement gestellt. Immer häufiger bieten Dienstleister jedoch die Übernahme von offenen Posten zu einer bereits recht frühen Phase an, um zum Beispiel den Ärger und den Aufwand mit Charge Backs zu vermeiden bzw. um Liquidität und Cashflow zu stabilisieren? Wie siehst Du das: Lieber selbst drum kümmern – oder diese meist unleidige Arbeit einfach gegen Gebühren an Finanz-Profis abtreten?        

(Holger Kunzmann) Eine pauschale Antwort gibt es hier nicht. Ab einer gewissen Unternehmensgröße lohnt es sich, eigene Prozesse im Forderungsmanagement aufzubauen. Externe Spezialisten bieten jedoch klare Vorteile: weniger Verwaltungsaufwand, professionelles Mahnwesen und je nach Ausgestaltung eine schnellere Liquidität. Im Gegenzug wollen Inkassoanbieter natürlich auch verdienen. Mischformen sind dabei durchaus denkbar und in der Praxis oft sinnvoll.

Entscheidend ist immer die Gesamtbetrachtung aus Kosten, Liquidität und Servicequalität. Nicht jede Aufgabe muss zwingend im eigenen Unternehmen erledigt werden. Betreiber sollten sich regelmäßig fragen, ob der aktuelle Prozess noch zum Unternehmen passt und ob es effizientere Alternativen gibt.   

6. FIBO: Das führt unweigerlich zu der Frage: Wie wichtig ist heutzutage eine Unternehmens-eigene Finanz-Expertise für kleinere und mittlere Fitness-Unternehmen, die nicht vorhaben, zum großen Branchen-Player zu werden?            

(Stephan Schulan) Sehr wichtig, auch wenn man nicht plant, zum großen Branchenplayer zu werden. Unternehmer müssen keine Buchhalter sein, aber sie müssen Zahlen verstehen. Liquidität, Rentabilität und Cashflow sind keine Themen, die man delegieren und vergessen kann. Sie entscheiden täglich über den Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens. Finanzmanagement ist Führungsaufgabe.   

7. FIBO: Und in der Konsequenz: Wie kann man als Betreiber ein ausreichendes Know-how (auch ohne BWL-Studium erwerben) – oder es, falls nötig, zu machbaren Personalkosten einkaufen?            

(Stephan Schulan) Durch gezielte Weiterbildung, den Austausch mit anderen Unternehmern und einen guten Steuerberater als Sparringspartner. Wer tiefer gehende Expertise benötigt, kann diese gezielt einkaufen, anstatt dauerhaft Personal aufzubauen. Moderne Software liefert heute viele Auswertungen automatisch und macht professionelle Finanzprozesse auch für kleinere Unternehmen zugänglich und bezahlbar.   

8. FIBO: Wie und was siehst Du, wenn Du die Welt der Dienstleister der Fitnessbranche anschaust – ohne Namen zu nennen: Gibt es auf dem Supplier-Markt bereits alles, was ein Fitness-Unternehmen braucht? Sind die Angebote spezifisch genug oder sollte es noch mehr Branchen-Spezialisten oder zumindest auf unsere Branche angepasste Services geben?           

(Stephan Schulan) Das Angebot hat sich in den vergangenen Jahren deutlich verbessert und es gibt heute viele gute Einzellösungen. Die eigentliche Herausforderung liegt jedoch in der Integration: Zu viele Insellösungen, zu wenige offene Schnittstellen und noch zu wenig branchenspezifische Automatisierung. Hier besteht weiterhin Nachholbedarf.

Gleichzeitig verändert KI gerade den gesamten Supplier-Markt, allen voran im Softwarebereich, aber auch darüber hinaus. Aus unserer Sicht hält die KI aktuell noch nicht immer das, was sie verspricht. Die Potenziale sind jedoch enorm und werden die Branche in den kommenden Jahren spürbar verändern.    

9. FIBO: Wo unterschätzen Deiner Erfahrung nach viele Betreiber bzw. Unternehmer das Thema Finanz-Management (inkl. der zugehörigen Technik-Lösungen) – und welche Risiken gehen sie damit ein?          

(Holger Kunzmann) Viele Betreiber unterschätzen, wie wichtig Transparenz über die eigenen Zahlen ist. Wer Liquidität, Cashflow und Forderungen nicht kontinuierlich im Blick hat, erkennt Probleme oft erst, wenn es zu spät ist. Moderne Finanzsysteme schaffen die notwendige Transparenz und helfendabei, fundierte Entscheidungen zu treffen, und das nicht nur für große Ketten, sondern auch für kleinere Studios.   

10. FIBO: Und anders herum: Bei welchen Themen werden die Aufmerksamkeit auf das Finanzen-Management und die zugehörigen technischen Features Deiner Meinung zu wichtig genommen, so dass vielleicht Löhne oder Tech-Investitionen in die falsche Richtung laufen?           

(Holger Kunzmann)  Ich sehe häufig, dass Unternehmen zuerst in neue Software investieren und erst danach über ihre Prozesse nachdenken. Technologie kann nur dann ihr Potenzial entfalten, wenn die zugrunde liegenden Abläufe sauber definiert sind. Digitalisierung sollte immer einen konkreten Mehrwert schaffen und kein Selbstzweck sein.   

11. FIBO: Wenn Du in der Fitnessbranche nochmal von vorne anfangen könntest: Was würdest Du in Bezug auf´s Finanz-Management heute anders machen? Welche Tipps hast Du für junge, ambitionierte ,,Neu-Chefs“?          

(Stephan Schulan) Kenne deine Zahlen genauso gut wie deine Mitglieder. Wachstum ist kein Selbstzweck, sondern muss immer profitabel sein. Investiere in gute Prozesse, bevor sie notwendig erscheinen, und gehe die Digitalisierung früh an. Standardisierte Prozesse zahlen sich langfristig aus. Und such dir früh erfahrene Sparringspartner, Menschen, die ehrlich mit dir sind und die du um Rat fragen kannst.     

FIBO: Vielen Dank!